Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Betrieb von PrivacyOS ist:

capee 360 ° computerservice
Inhaber: Carsten Petersen
Dänische Schanze 3
25876 Ramstedt
Deutschland

Telefon: +49 (0)4884 909 353
E-Mail: info@capee.de

2. Gegenstand dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung der Website und der zugangsgeschützten Plattform PrivacyOS unter dashboard.privacyos.app.

PrivacyOS dient der Organisation und Dokumentation datenschutzrechtlicher Aufgaben. Die Plattform umfasst insbesondere Funktionen für Datenschutz-Audits und Prüfpunkte, Maßnahmen, Dokumente, Kommunikation, Betroffenenanfragen, Website-Prüfungen sowie Datenschutzschulungen über die PrivacyOS Schulungen.

3. Verantwortlichkeit und Auftragsverarbeitung

Bei der Verarbeitung innerhalb eines Kundenmandanten ist danach zu unterscheiden, wer über Zwecke und wesentliche Mittel der jeweiligen Verarbeitung entscheidet.

Soweit personenbezogene Daten innerhalb eines PrivacyOS-Kundenmandanten ausschließlich nach Weisung des jeweiligen Kunden verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Der jeweilige Kunde bleibt in diesen Fällen Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

Dies kann insbesondere Daten von Beschäftigten, Ansprechpartnern, Kunden, Lieferanten, Schulungsteilnehmern oder Personen betreffen, die ihre Datenschutzrechte gegenüber einem PrivacyOS-Kunden geltend machen.

Eigene Vertrags-, Abrechnungs-, Support-, Sicherheits- und Betriebsdaten verarbeitet capee 360 ° computerservice demgegenüber in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortlichkeit.

4. Technische Bereitstellung und Protokolldaten

Bei der Nutzung von PrivacyOS werden technisch erforderliche Daten verarbeitet, um die Plattform bereitzustellen, Verbindungen herzustellen sowie Sicherheit und Stabilität des Systems zu gewährleisten.

Hierzu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Ressourcen, Browser- und Geräteinformationen, technische Statusinformationen sowie Fehler- und Sicherheitsinformationen gehören.

Die Verarbeitung erfolgt, soweit sie zur Durchführung eines Vertragsverhältnisses erforderlich ist, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sicherheits- und Betriebsprotokollierungen erfolgen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren, stabilen und nachvollziehbaren Betrieb von PrivacyOS.

Technische Protokolldaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Fehleranalyse, IT-Sicherheit oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

5. Benutzerkonten und Anmeldung

Die Nutzung geschützter Bereiche von PrivacyOS setzt ein Benutzerkonto voraus. Dabei werden insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Benutzerrolle, Mandantenzuordnung, Authentifizierungsinformationen und technische Daten zu Anmeldevorgängen verarbeitet.

Die Verarbeitung dient der Einrichtung und Verwaltung des Benutzerkontos sowie der sicheren Bereitstellung der Plattform. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit das Benutzerkonto im Zusammenhang mit einem Vertragsverhältnis verwendet wird. Im Übrigen erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Technisch erforderliche Cookies und Browserspeicher

PrivacyOS verwendet technisch erforderliche Cookies und lokale Browser-Speicherungen, soweit diese für Anmeldung, Mandantenzuordnung, Navigation und die ausdrücklich angeforderten Plattformfunktionen erforderlich sind.

Das Authentifizierungs-Cookie wird als HttpOnly-Cookie eingesetzt. Im produktiven HTTPS-Betrieb werden die dafür vorgesehenen Cookies mit dem Secure-Attribut versehen. Die Speicherungen dienen nicht der Werbung oder Nutzerprofilbildung.

Analyse-, Marketing- oder vergleichbare Trackingdienste sind im aktuell eingesetzten PrivacyOS-Frontend nicht vorgesehen.

Für unbedingt erforderliche Speicherungen oder Zugriffe auf Informationen im Endgerät ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich, soweit die Speicherung oder der Zugriff unbedingt erforderlich ist, um einen vom Nutzer ausdrücklich gewünschten digitalen Dienst zur Verfügung zu stellen.

7. Mandanten-, Rollen- und Berechtigungsverwaltung

PrivacyOS ist mandantenfähig aufgebaut. Benutzer werden bestimmten Mandanten, Rollen und Berechtigungen zugeordnet. Diese Informationen werden verarbeitet, um Zugriffe zu steuern und Daten verschiedener Mandanten voneinander zu trennen.

8. Audits, Prüfpunkte, Maßnahmen und Dokumente

PrivacyOS verarbeitet im Rahmen seiner Audit- und Dokumentationsfunktionen insbesondere Auditinformationen, Prüfpunkte, Antworten, Bewertungen, Dokumentationen, Maßnahmen, Fristen, Bearbeitungsverläufe, Dokumente, Nachweise und Dateianhänge.

Ob diese Informationen personenbezogene Daten oder besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, hängt von der Nutzung und den vom jeweiligen Kunden eingestellten Inhalten ab.

Soweit diese Verarbeitung innerhalb eines Kundenmandanten erfolgt, werden die Daten grundsätzlich im Auftrag des jeweiligen Kunden verarbeitet.

9. Kommunikation und E-Mail-Verarbeitung

PrivacyOS enthält Funktionen zur Dokumentation und Bearbeitung von E-Mail-Kommunikation. Dabei können insbesondere Absender- und Empfängeradressen, Namen, Betreffzeilen, Nachrichteninhalte, Zeitangaben, technische Nachrichteninformationen und Anhänge verarbeitet werden.

Für den E-Mail-Versand aus PrivacyOS wird derzeit Brevo als SMTP-Relay eingesetzt. Ein betriebliches E-Mail-Postfach bei IONOS ist über IMAP an PrivacyOS angebunden und kann im Rahmen der vorgesehenen Kommunikationsfunktionen ausgelesen beziehungsweise importiert werden.

Soweit E-Mail-Kommunikation im Auftrag eines PrivacyOS-Kunden verarbeitet wird, erfolgt diese Verarbeitung entsprechend den Weisungen des jeweiligen Kunden. Die sonstige eigene Geschäftskommunikation von capee 360 ° computerservice fällt nicht allein aufgrund der technischen Postfachanbindung unter die Auftragsverarbeitung des jeweiligen PrivacyOS-Kunden.

10. Betroffenenanfragen

PrivacyOS kann zur Dokumentation und Bearbeitung von Anfragen nach der DSGVO eingesetzt werden. Hierbei können insbesondere Identifikations- und Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage, Fristen, Kommunikation, Bearbeitungsvermerke, Nachweise, Dokumente und Angaben zur Erfüllung der jeweiligen Betroffenenrechte verarbeitet werden.

11. Website-Prüfungen

PrivacyOS ermöglicht die technische Prüfung von Websites. Hierbei werden öffentlich erreichbare technische Informationen der jeweils angegebenen Website abgerufen und ausgewertet. Dazu können insbesondere URLs, Domains, Cookies, Netzwerkverbindungen, eingebundene Ressourcen und weitere technische Merkmale gehören.

Bei Durchführung einer Website-Prüfung stellt das PrivacyOS-System technisch bedingt eine Verbindung zur jeweils geprüften Website her.

12. PrivacyOS Schulungen

Im Rahmen der PrivacyOS Schulungen können insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Kurs- und Schulungszuordnungen, Lernfortschritt, Testantworten, Testergebnisse, Zeitangaben sowie Zertifikats- und Nachweisinformationen verarbeitet werden.

Soweit ein PrivacyOS-Kunde Schulungen für eigene Beschäftigte oder andere Teilnehmer durchführt, erfolgt die Verarbeitung grundsätzlich im Auftrag dieses Kunden.

13. Export- und Importfunktionen

PrivacyOS bietet für bestimmte Funktionen die Möglichkeit, strukturierte Daten für eine externe fachliche Bearbeitung zu exportieren und bearbeitete Inhalte anschließend wieder in PrivacyOS zu importieren.

Die hierfür vorgesehenen Exporte werden vor der Bereitstellung technisch bereinigt und pseudonymisiert. Direkt identifizierende Angaben zu betroffenen Personen werden dabei nicht für die externe Bearbeitung bereitgestellt. Der Export ist auf die Informationen beschränkt, die für die jeweilige fachliche Bearbeitung erforderlich sind. Eine automatische Übermittlung der Exportdaten an externe Dienste erfolgt durch PrivacyOS nicht.

Werden exportierte Daten durch einen berechtigten Nutzer außerhalb von PrivacyOS weiterverarbeitet oder an einen externen Dienst übermittelt, liegt die Verantwortung für diese Weiterverarbeitung beim jeweiligen Verantwortlichen. Die anschließend importierten Ergebnisse werden wieder dem zugehörigen Vorgang innerhalb von PrivacyOS zugeordnet.

14. Hosting und Datensicherungen

Der produktive PrivacyOS-VPS wird bei STRATO in Deutschland betrieben.

Zur Sicherstellung von Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit werden zusätzlich lokale Datensicherungen sowie verschlüsselte externe Backups über Hetzner an einem Standort in Deutschland erstellt.

Backups werden ausschließlich für Sicherungs-, Wiederherstellungs- und Notfallzwecke verwendet.

15. Empfänger und Dienstleister

Personenbezogene Daten werden nur an Empfänger weitergegeben, soweit dies für die Bereitstellung von PrivacyOS, die Erfüllung vertraglicher Leistungen, die IT-Sicherheit oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.

Zu den im Zusammenhang mit PrivacyOS eingesetzten Dienstleistern gehören derzeit insbesondere STRATO für die VPS-Infrastruktur, Hetzner für verschlüsselte externe Datensicherungen, Brevo für den E-Mail-Versand sowie IONOS für das angebundene E-Mail-Postfach, soweit dessen Verarbeitung Bestandteil der jeweiligen PrivacyOS-Funktion ist.

Soweit Dienstleister personenbezogene Daten im Auftrag verarbeiten, werden sie nach Maßgabe von Art. 28 DSGVO eingebunden.

16. Drittlandübermittlungen

PrivacyOS ist auf eine Verarbeitung innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums ausgerichtet.

Soweit ein eingesetzter Dienstleister im Einzelfall Daten in einem Drittland verarbeitet oder dort Supportzugriffe stattfinden können, erfolgt dies nur unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien.

17. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden grundsätzlich gelöscht, wenn sie für den jeweiligen Verarbeitungszweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen, vertraglichen oder sicherheitsbezogenen Gründe einer Löschung entgegenstehen.

Für Daten innerhalb eines Kundenmandanten richten sich Aufbewahrung und Löschung nach den Weisungen und Vorgaben des jeweiligen Kunden sowie den vertraglichen Vereinbarungen. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Daten in Datensicherungen können aufgrund technischer Sicherungszyklen zeitversetzt überschrieben werden und werden bis dahin ausschließlich zu Sicherungs- und Wiederherstellungszwecken verwendet.

18. Rechtsgrundlagen

Je nach Verarbeitung kommen insbesondere folgende Rechtsgrundlagen zur Anwendung:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Durchführung und Verwaltung von Vertragsverhältnissen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen,
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für einen sicheren, stabilen und wirtschaftlichen Plattformbetrieb,
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit für eine konkrete Verarbeitung eine Einwilligung eingeholt wird.

Bei Verarbeitungen im Auftrag eines PrivacyOS-Kunden bestimmt der jeweilige Verantwortliche die für ihn einschlägige Rechtsgrundlage.

19. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, Löschung nach Art. 17 DSGVO, Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO und Widerspruch nach Art. 21 DSGVO.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Werden Daten ausschließlich im Auftrag eines PrivacyOS-Kunden verarbeitet, ist grundsätzlich der jeweilige Kunde Ansprechpartner für die Ausübung der Betroffenenrechte. PrivacyOS unterstützt den Verantwortlichen im Rahmen der gesetzlichen und vertraglichen Pflichten.

20. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Für capee 360 ° computerservice ist insbesondere das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD) als Datenschutzaufsichtsbehörde in Schleswig-Holstein relevant.

21. Datensicherheit

PrivacyOS setzt technische und organisatorische Maßnahmen ein, um personenbezogene Daten gegen Verlust, unbefugten Zugriff, Veränderung und sonstige unzulässige Verarbeitung zu schützen.

Hierzu gehören insbesondere verschlüsselte HTTPS-Kommunikation, Authentifizierung, rollen- und mandantenbezogene Zugriffsbeschränkungen, sichere Sitzungs-Cookies, Datensicherungen sowie technische Maßnahmen zur Wiederherstellung und Verfügbarkeit.

22. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

PrivacyOS wird fortlaufend weiterentwickelt. Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich Funktionen, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Anforderungen wesentlich ändern.

Stand: September 2026